Processautomation

Innan ett manuellt steg tas bort är det värt att fråga vad det kontrollerar. Sitter någon där för att titta på beloppet, för att godkänna, eller bara för att skriva av? Automatisering handlar om att behålla kontrollen och ta bort handarbetet, inte om att ta bort båda.

Fyra frågor innan du automatiserar något

1. Hur går flödet i verkligheten? Inte enligt processbeskrivningen, utan enligt den som gör det varje dag. Sätt dig bredvid och titta. Skillnaden mellan de två är det du ska bygga för.
2. Vilka steg har regler som går att skriva ner? De går att automatisera. Steg där svaret är ”det beror på” behöver en människa kvar tills någon har skrivit ner vad det beror på.
3. Vad händer vid undantag? Ett undantag behöver en väg tillbaka in i flödet, annars hamnar det i ett mejl vid sidan av. Bygg in ett sätt att rätta och fortsätta.
4. Vem behöver kunna se vad som hänt? Revisorn, kundtjänst, den som ska rätta ett undantag? Det avgör vad varje steg ska logga, och en historik som inte skrevs när det hände går inte att skapa i efterhand.

Var vi säger nej

När processen inte har landat. Ändras reglerna fortfarande, eller är ingen överens om hur flödet ska gå, bygger automatiseringen fast en version som snart är fel. Då är det bättre att först förenkla och komma överens, och bygga sedan.

Vi säger också nej när kalkylen inte går ihop. Räkna på hur lång tid steget tar, hur ofta det görs och vad ett fel i det kostar. Ställ det mot vad bygget och underhållet kostar. Ibland är svaret nej, och då säger vi det.

Automatisering hänger ihop med realtidsdata när flödet ska reagera på händelser, och med ärendehantering när ett undantag behöver bli ett ärende med ägare.