Löneintegration

Ett fel i löneunderlaget som passerar kontrollerna blir ett fel på lönebeskedet. Den som fått för lite hör av sig. Den som fått för mycket gör det kanske inte, och då ska löneavdelningen utreda beloppet och hur det ska rättas. Att få tillbaka en felutbetalning är inte samma sak som att dra av den på nästa lön; det har egna regler. Båda fallen tar tid, och båda är svåra att förklara för den det gäller.

Var det brukar gå fel

I undantagen. Halva sjukdagar, retroaktiva ändringar, någon som bytt anställningsform mitt i en period, ett OB-tillägg som räknas olika i tidsystemet och i lönesystemet. Att flytta en vanlig arbetsdag från ett system till ett annat är inte det som tar tid att få rätt.

Därför lägger vi tiden på valideringen före körning. Ett fel som stoppas där blir ett ärende att reda ut. Ett fel som slinker igenom kan bli en utbetalning.

Vad en löneintegration innehåller

• Överföring av tid, frånvaro, tillägg och avdrag till lönesystemet du kör, till exempel Fortnox Lön, Visma Lön eller Hogia. Vilket API eller filformat det tar emot tittar vi på innan vi lovar något.
• Validering före körning, med tydliga regler för vad som stoppas och vad som släpps igenom.
• Avstämningsrapport per körning: vad som gick över, vad som stoppades och varför.
• Omkörning av en period, byggd så att redan överförda poster inte skapas igen.

Hur ofta ska data flyttas?

Det styrs av din lönekalender, inte av tekniken. Flödet har ett brytdatum, och det som lönar sig är att flytta data ofta nog för att felen ska hinna hittas och rättas före det, inte kvällen innan körningen. Frågan är inte om det ska gå i realtid, utan hur många dagar före brytdatum du vill se avvikelserna. Underlaget kommer från tid- och resursplanering eller det tidsystem du redan har, och personaldata från affärssystemet via affärssystemintegration.