Tid- och resursplanering

Planen och tidrapporten beskriver samma vecka. Den ena säger vad som skulle hända, den andra vad som hände. Ligger de i olika system behöver timmar, projekt och godkännanden stämmas av mellan dem innan fakturaunderlaget skapas. Om det sker i systemet eller i ett kalkylark avgör hur mycket tid det tar.

Varför planeringen hamnar i Excel

Inte av lathet. I ett kalkylark går det att bryta reglerna när verkligheten kräver det: dubbelboka någon över en helg, lägga in ett uppdrag som inte finns i systemet än, flytta en person mitt i en period. Förbjuder planeringssystemet sådant gör folk det någon annanstans, och då är arket tillbaka.

Vi bygger därför för undantagen från början, och gör dem synliga i stället för omöjliga.

Vad ett planeringssystem ska klara

• Tidrapportering på projekt, aktivitet och kund, med de uppgifter du behöver för att fakturera och följa upp. Inte fler fält än så.
• Resursplanering där en dubbelbokning syns när den läggs in, inte när två personer dyker upp på samma uppdrag.
• Attestflöde med tydliga roller, påminnelser och en rimlig sista dag för attest.
• Korrigeringar i efterhand som inte förstör redan fakturerade perioder.

Hur hänger tid och fakturering ihop?

Genom ett underlag, inte två. Samma rapporterade timmar går vidare till både fakturahantering och lönesystemet, det senare via en löneintegration. Skrivs samma timmar in på två ställen glider de isär, och då får någon stämma av dem för hand inför varje fakturering.