Dataanalys & rapportering

Rapporten säger ett antal aktiva kunder. Säljchefen har ett annat i sitt system. Båda kan ha rätt: sälj räknar avtal som gäller i dag, ekonomi räknar alla som fakturerats det senaste året. Står det inte i rapporten vilken definition den använder kommer mötet att handla om siffran i stället för om kunderna.

Det är inte ett rapportfel, och det går inte att rätta i rapporten. Det rättas genom att någon bestämmer vad ordet betyder och skriver ner det där rapporten hämtar sin definition.

Ordningen vi jobbar i

1. Definiera nyckeltalen först. Skriftligt, och godkänt av dem som ska använda dem. Steget är tråkigt, och allt som byggs efteråt räknar på det.
2. Bygg på en modellerad datakälla, inte på direkta uttag ur produktionssystemen. Ett uttag är en kopia från ett visst datum, och den behöver en ägare och en uppdateringsrutin för att inte bli en gammal sanning.
3. Automatisera uppdateringen, så att rapporten hämtar nya siffror själv i stället för att någon klistrar in dem inför mötet.
4. Behåll historiken, så att en trend går att följa och inte bara ett nuläge.

Färre rapporter, inte fler

Innan vi bygger en ny rapport vill vi veta vilka som finns, vem som öppnar dem och vad som händer sedan. En rapport som ingen tittar på kostar ändå: den ska uppdateras, definitionerna hållas samstämmiga, och den förvirrar när den visar något annat än den nya. Vi hjälper gärna till att avveckla dem som inte används, efter att ha kontrollerat att de inte behövs för revision eller ett beslut som fattas en gång om året.

Underlaget kommer ur databaser och datalager. Hur färska siffrorna är avgörs av hur flödena dit är byggda, och mer om det står under realtidsdata.